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電話応対

もう金曜日

 電話応対を20件以上。正直もう数えていないから適当。会議に一件参加。電話はもうメモを取らなくてもいけるようになった。でも油断していると名前を間違うので、一応メモしている。名前わからないときはきちんと聞き返す。初めての人に関しては、電話番号も一応聞くべし。

 VBAの勉強をしている。会社でやっていると電話応対やその他雑用で、いまいち集中できない。

 というか、もう金曜日だ。本当に早い。人生で最も早く一週間が終わった。そんな実感を持っている。本当に本当に早かった。

 7:00~9:00まで、ホリエモンこと堀江貴文氏の講演会に参加してきた。最初の印象は、色黒でメタボなおっさん。話は面白かった。「逮捕前夜」というテーマ。よく通るクリアな声、テンポの良い話し方。リラックスしていた印象。惹きつけられた。行って良かった。
 「徹底抗戦」という本をいただいた。メモもたくさん取った。同じ考え方をしている部分があることを発見し、自分の考えの方向性は間違っていないのだ、と認識できた。明日中に講演会の内容についてまとめようと思う。
徹底抗戦
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堀江 貴文
集英社
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目的と目標と手段を考える

 今日は、何件電話応対したのか分からない。たぶん、20件以上はやったと思う。メモを取らなくても対応できるようになってきた。慣れるもんだ。
 他の仕事としては、資料作成。資料印刷などの定型業務に関する手順書を作成した。明日、あと30分くらい書ければできるかな。議事録も書いたが、わけわからない状態なので、明日先輩に見てもらう予定。会議も2件参加。
 仕事にも少しずつ慣れ、何気ない日常となりつつあるわけだが、俺は何のために仕事をしているのか、明確にしておく必要がある。そうしないと、ほんとに感情もないただの仕事マシーンとなってしまう。このことは、090608のエントリー(今やるべきことをやることがやりたい – パンログ)でも述べた。危機感を持っている。
 その際に、役にたつのが、「目的」と「目標」を立てておくことだ。

「目的」と「目標」の違いについては、軍事史上有名な一文がある。
「目的はパリ、目標はフランス軍」
 これは第二次世界大戦以前のドイツ軍参謀本部で作戦計画の指針とされた一言で、「パリを陥落させるため(目的)に、その障害となるフランス軍を撃破せよ(目標)」という関係を示したものだ。

 目的、目標が明確になれば、やるべきこと、すなわち手段が見えてくる。

 目的:パリを陥落させる。
       ↓そのために
 目標:フランス軍を撃破する。
       ↓そのために
 手段:機甲師団で電撃的に侵攻する。

 俺自身の「仕事」に関する「目的」と「目標」を挙げてみよう。

 目的:周りの人から信頼され、世の中に貢献する。
       ↓そのために
 目標:○○ならばkonpanと呼ばれる何かのプロになる。
       ↓そのために
 手段:1年目は、どんな仕事でも自分から積極的にアプローチし、数をこなす。

 ○○には、自分の今の部署だったり、C言語とかIT系のもの、あるいはモバイル、eラーニングなどの分野を入れる。まだ決まっていない。視野を広げつつ、ソフトウェア工学、プログラミングに関する勉強を続けることで見つける。今興味があるのは、やっぱりモバイルのシステム。今の仕事がモバイル系システムの仕事であるから。
 以上は、「目標」が明確でない分、手段が曖昧になってしまっている典型的な例だろう。

落ち込んだ時に早く立ち直るためにやるべきこと(アウトライン)

 今日は、電話対応を17件。会議に2件参加。一つは、担当内ミーティング。もう一つは、お客様とのTV会議。初めて議事録をまかされた。メモしたけど、隠語や略語が多く全然意味わからない。。もう一度、自分なりにまとめた上で、先輩たちに聞いてなんとか形にしなければならない。明日は1時間前に出社しよう。

 朝マックして、少し業務のことを復習した。夜はモスに行って、今日やるべきこと、今後やるべきことを整理した。書き出すことでかなり精神的に安らぐ。安心する。
その中で思いついたのだが、落ち込んだ時に早く立ち直るためにやるべきことをまとめようかと思った。すぐに思いついたことを挙げておこう。アウトラインとして使える。

・紙に現状や今思っていることを書き殴る。
・本を読む
・運動する
・さっさと寝る



 この4つを思いついた。思いついたということは、体調が良い証拠。オレが本当に体調が悪い時は、わからないことがわからない状態になる。何も考えられなくなってしまう。そんな時のコンパスになるように、普段から悪くなったときの脱出方法を考えておくことは、今後の人生を無駄なく過ごすためにも有効だ。

今やるべきことをやることがやりたい

 今日は電話応対を27件。2つの会議に出席。合計3時間。詳細設計書の読み込み。メールでレポート提出するなど。それから、某SNS参加。

 家に帰ってきて、電話応対のメモを見直しをする予定だった。誰から、あるいは、誰によくかかってくるのかを整理をしようと思っていたのだ。理由は2つ。1つ、キーパーソンがわかるから。1つ、同じパターンでかかってきたときには、スムーズにつなげるようにしたいから。
 見直しは、まだできていない。このエントリーを書いて、風呂から上がったらまとめよう。それから、我が社に関する記事を見つけたので印刷した。ささっと目を通してみたけど、めっちゃ当たってるなという印象。客観的に冷静に切れ込んである記事だった。オレ自身も客観的に批評されてみたい。

平戸で見つけた鎧兜


 最近、いい意味でも悪い意味でも会社に染まってきている。このまま会社に染まり埋もれれば、夢も希望もない、ただ会社の利益を稼ぐマシーンと化してしまう。ターミネーターだ。
 せめて、終業後は、自分のやりたいことを自由にやろうと思う。将来なりたい自分に直結することでもいいし、娯楽でもいい。仕事がやりたいんだったら、やればいい。飲みたいんだったら、飲めばいい。家では、本当に自分のやりたいことをやる。
 今やりたいことは何だろう。「リラックスする。その上で、目的を持ち、今やるべきことをやる」ことがやりたい。すなわち、電話応対表のまとめと、風呂と、記事を読む。そして、片づけて寝る。うん、これだ。いざ、実行!

Officeを使いこなせ!自分だけの武器を持て!

 今日は、電話対応を23件。確実に良くはなっていて、ミスなく確実につなげられるようにはなっている。しかし、まだまだスマートじゃない。俺のミス一覧を挙げ、改善案を書いておく。


×お客様に対して、「お疲れ様です」
○「いつもお世話になっております」
(▲▲さん or ●●部長はいらっしゃいますか?)

×「▲▲さん or ●●部長は席を外しております」
○「▲▲ or ●●は席を外しております」

×自社名を噛む
○自社名を噛まない





 簡単なことほど、確実にやり続けるのは難しい。
 
 今週一週間で、少しずつ仕事の流れが見えてきた。本日は、部署内ミーティングに参加。お客様との電話会議にも参加させてもらった。楽しい。

 どっかで、「Officeさえあれば仕事ができる」と聞いたことがあったが、あながち嘘ではない。ほとんどExcelかWordかPowerPointで仕事をしている。あとはグループウェアを使い、ドメインに参加してからファイル共有をしたり、メールをしたりって感じ。メールは鬼のようにやってくる。今後が怖い。

 ちなみに今は、某プロジェクトの某システムの詳細設計書を読み込み、自分なりに用語集としてdocファイルやxmlファイルにまとめているところ。自宅でできないのが辛いのだが、頑張って仕事場でやればいいだけのこと。家は家でやりたいことがあるので、メリハリがついて良い、と捉えるようにしている。
 上記でも触れたが、仕事ができるには、Officeなどを使いこなす能力が必要である。他には何が必要だろうか。間違いなく言えるのは、人間的魅力。人間力。コミュニケーションスキルがあり、一緒に仕事をしたいと思える面白い人、一緒にいて楽しい人なら、きっとどんな職場に行っても成功することだろう。そういう人はたいてい、自分だけの武器を持っている。これだけは他の誰にも負けない、といったものを。

 ちなみに今日の晩飯も、すき家のまぐろたたき丼!ただし!今回は特盛り!みそ汁サラダセット フレンチドレッシング でした。うめぇんだよ、まぐろたたき丼。こっちに来てから21回目かな。さらに行動が強化されている。

【パンブック】 自分へのごほうび+ビジュアル化=実行力強化 『すごい実行力』

 朝から電話応対を20件。先輩の名前も覚えてきた。ただ名前の聞き間違いが多いので、明日は復唱することを心がける。だれからだれにかかってきたのかについてまとめる。エクセルで表を作った。印刷した表に、電話メモを元に情報を転記する。電話応対のパターンを見つけ、誰がキーパーソンか見極める。

 打ち合わせに2つ参加。用語が意味不明。自分で用語集とか作って、用語や業務を理解する必要あり。ビビらず先輩に聞く。設計書、開発書の読み込みをする。

 今日、読み終わった本。
 
すごい「実行力」 (知的生きかた文庫)
石田 淳
三笠書房
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おすすめ度の平均: 4.5
5 仕掛け作り
5 三日坊主にならないための最高の良書です
4 意識づけが大事ってこと
4 続ける技術よりお勧め
4 継続し習慣化するまでの方法を提示している、コストパフォーマンスの良い本


 今後忘れたくない気づきを二つ挙げる。

  •  行動するには、「環境」を整える。行動できないのは、「意識」のせいではない。
  •  どうすれば、「実行力」を維持できるか。効果的な策が二つある。一つは、自分へのごほうびを用意すること。成果をビジュアル化すること。



 以上を参考に、電話応対をするたびに「正」の字を書いている。増えれば増えるほど頑張ったと思えて幸せ、晩飯にお金に糸目をつけずに好きなものを食べる(自分へのごほうび)。何件取ったか一目瞭然(成果をビジュアル化)。実行力を維持することで、行動を強化することができる。

 ちなみに晩飯は、すき家のまぐろたたき丼 ごはん大盛 とん汁サラダセット フレンチドレッシング冷奴付 でした。うめぇんだよ、まぐろたたき丼。こっちに来てから20回近く食べている。行動が強化された結果であろう。

何事も慣れるもの

 今日の目標は、電話を3件取る。結果は、15件取った!先輩社員に負けじと0.25コールくらいで取れるようになったぜ!何より、昨日より落ち着いて取れるようになった。やっぱり失敗してもいいやくらいの勢いでチャレンジすると慣れるもの。

 PCのセットアップも明日には終わりそう。PC2台、17 21.5型(090604追記)のワイドモニターに切り替え機付き。素晴らしい環境。メールの設定も終わったので、いつでもメールが送れるようになった。

 夜は、自分の部署内の方々に歓迎会を開いてもらった。学生時代、生中は3杯くらいで飽きていたけど、今はなぜか飲める!今日は5杯飲んだ。というより、簡単に飲めてしまった。これ以上飲むと、明日に影響があると思って自重した。飲めるようになるのも慣れだろうか。

 先輩方とは、テニスをする、ゴルフバーに行く、という2つの約束をした。(先輩たちは、2次会でゴルフバーへ。すげぇタフネス。。)

 明日の目標は、某打ち合わせに参加するので、議事録が取れるくらいのメモを残すこと。電話応対を最低5件!

 うぅ。。飲みすぎ食べ過ぎ寝不足のせいかおなかいたくなってきた。。。

初めての電話応対

 今日からいよいよ本格的に仕事が始まりました。今日は、自分の机でPCセットアップをしました。まだ終わってないので明日もしなければ。
 終わってないのには、理由がありまして、会議があったことと、セキュリティに関する試験を受けたこと、そして、電話応対をしていたためです。

 会議→何言うてんの!?宇宙語状態。
 
 セキュリティ→ようわからん。

 電話応対→緊張するよ!先輩社員1コールどころか、0.5コールくらいでとるよ!どこに内線をとばしてよいかわからんよ!しかも自分の会社の社名すら間違いそうになった。。お客様企業の社名で電話取るところだった。。



 まぁ昨日も述べたけど、慣れるしかない。慣れるしかない。電話がかかってくると自分のタスクが滞るので、きちんと頭の中でタスクを終わらせるための設計図を描いておく必要があるなと感じております。
 「事前準備」、「時間管理」、「相手の立場に立って考える」。最近この3つが重要だと思っておるところでございますので、常に意識したいです。パンログでも、一つずつじっくり考察してみようと思います。

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